So spart der YMCA von Alex­an­dria mit dem KI-Brand-Kit von ActiveCampaign über 10 Stunden pro Woche

Als gemeindeorientierte Non-Profit-Organisation betreut der YMCA von Alexandria, Minnesota, eine breite Bevölkerungsgruppe an vier Standorten in der Mitte von Minnesota. Von Sport- und Fitnessprogrammen für Jugendliche bis hin zu Wellness für Senioren und familienorientierten Aktivitäten – das YMCA möchte seine Community mit Programmen einbinden, die Körper, Geist und Seele stärken. Doch in einer zunehmend digitalen Welt erwies es sich als Herausforderung, zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Mitgliedern in Kontakt zu treten.

Um seine Abläufe zu optimieren und die Einbindung der Mitglieder zu verbessern, hat der YMCA von Alexandria die Marketing- und Vertriebs-Automationsplattform von ActiveCampaign eingeführt. Das Ergebnis? Eine drastische Verbesserung der betrieblichen Effizienz, der personalisierten Kommunikation mit den Mitgliedern und des allgemeinen Engagements für das Programm. Sehen Sie sich an, wie ActiveCampaign dem YMCA bei der Bewältigung seiner Herausforderungen geholfen hat und wie sie Automation und KI genutzt haben, um die operative Effizienz zu verbessern und ihr Geschäft auszubauen.

Das Geschäft des YMCA und seine einzigartigen Herausforderungen

Der YMCA von Alexandria ist Teil eines Vereins, der vier Standorte im Zentrum von Minnesota betreibt. Obwohl sie kleinere Gemeinden bedienen, haben sie sich ein ehrgeiziges Ziel gesetzt: Sie wollen ein Zentrum für die gesamte Community schaffen, das Menschen aus allen Gesellschaftsschichten anspricht. Diese umfassende Aufgabe brachte jedoch einzigartige Herausforderungen für das Marketing mit sich. Die Zielgruppe reichte von Senioren, die sich für Fitnessprogramme interessierten, bis zu Familien, die ihre Kinder für den Jugendsport anmeldeten, was eine gezielte, relevante Kommunikation zu einer Herausforderung machte.

„Wir sind in kleineren Gemeinden, also versuchen wir wirklich, die ganze Gemeinde zusammenzubringen“, sagte Adam Sakry, Digital Marketing Spezialist beim YMCA von Alexandria. „Wir möchten für alle da sein, die Kontakte knüpfen, mit dem Fitnesstraining beginnen oder sich im Jugendsport engagieren möchten – wir möchten der Treffpunkt der Community sein.“

Adam war auch durch den Umfang seiner Aufgaben überfordert, die E-Mail-Marketing, SEO, Website-Management, soziale Medien und sogar Fotografie und Videoproduktion umfassten. Angesichts der vielen verschiedenen Aufgaben war Effizienz von größter Bedeutung.

Vor der Implementierung von ActiveCampaign waren die Marketingprozesse des YMCA unzusammenhängend und manuell, was die Skalierung und Personalisierung der Mitgliederansprache erschwerte. Der YMCA hatte Schwierigkeiten, die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an das richtige Mitglied zu senden, was oft zu generischer Kommunikation führte, die nicht ankam.

Die Probleme mit den bisherigen Lösungen

Den bisherigen Marketingmaßnahmen des YMCA fehlte es an Automation und Segmentierung, zwei wichtigen Funktionen, die bei der Verwaltung der zahlreichen Programme hätten helfen können. Ohne die Möglichkeit, das Nutzerverhalten zu verfolgen oder die Zielgruppen nach Interessen zu segmentieren, schickten Adam und sein Team breit angelegte E-Mails an ihre gesamte Mitgliederliste. Dieser Ansatz ermöglichte keine personalisierten Nachrichten, und das Engagement litt.

„Wir haben eine Liste aller laufenden Programme verschickt, aber sie war nicht ausreichend zielgerichtet“, sagte Adam. „Uns fehlten Gelegenheiten, die Mitglieder auf einer persönlicheren Ebene einzubinden.“

Die manuelle Erstellung von E-Mail-Kampagnen führte ebenfalls zu einem Engpass. Adam verbrachte zu viel Zeit damit, E-Mails von Grund auf neu zu erstellen, was seine Fähigkeit, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren, einschränkte. Darüber hinaus hatte der YMCA strenge Markenrichtlinien und die Gewährleistung der Konsistenz über alle Kampagnen hinweg war arbeitsintensiv.

So hat ActiveCampaign zur Lösung ihrer Probleme beigetragen

Die Marketingautomation und KI-Tools von ActiveCampaign boten dem YMCA eine skalierbare Lösung zur Optimierung der Kommunikation und Verbesserung des Engagements der Mitglieder. Hier erfahren Sie, wie sie die Plattform genutzt haben, um ihre Herausforderungen zu lösen:

1. Automation zur Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Mit ActiveCampaign konnte der YMCA Routineprozesse wie Einführung neuer Mitglieder und die Pflege der Mitglieder durch regelmäßige Programmaktualisierungen automatisieren. Diese Automation sparte Adam nicht nur wertvolle Zeit, sondern stellte auch sicher, dass neue Mitglieder ohne manuelles Eingreifen rechtzeitig personalisierte Informationen erhielten.

„Wir können unsere Kunden schneller kontaktieren, insbesondere per E-Mail“, sagte Adam. „Die Automation des Einführungs-Prozesses war für uns von enormer Bedeutung.“ Durch die Einrichtung einer Automation, die unmittelbar nach der Anmeldung eines neuen Mitglieds eine Willkommens-E-Mail auslöste, stellte Adam sicher, dass die Mitglieder eine herzliche Einführung in die Dienste des YMCA sowie maßgeschneiderte Vorschläge für auf ihre Interessen abgestimmte Programme erhielten.

Spezifischer Anwendungsfall:

• Einführungs-Workflow: Der automatisierte Workflow des YMCA für neue Mitglieder umfasste eine Einführungs-E-Mail, die einen Überblick über die Dienste bot und den Empfänger aufforderte, Programme auszuwählen, die ihn interessierten. Mithilfe der bedingten Logik von ActiveCampaign richtete Adam Auslöser ein, die basierend auf den Programmen, auf die jedes neue Mitglied geklickt hatte, zeitnah Folge-E-Mails versendeten.

2. Personalisiertes Follow-up auf der Grundlage von Mitgliederinteressen

Eine der größten Verbesserungen, die ActiveCampaign in die Marketingstrategie des YMCA einbrachte, war die Möglichkeit, die Kommunikation basierend auf dem Verhalten der Mitglieder zu personalisieren. Mithilfe von Verhaltens-Tracking konnte der YMCA nun gezielte Folge-E-Mails an Mitglieder senden, die in seinen monatlichen Newslettern auf bestimmte Programmlinks geklickt hatten.

„Wir haben viele verschiedene Programme für unterschiedliche Zielgruppen – Senioren, Jugendsport, Fitnessbegeisterte“, erklärte Adam. „Wenn jemand mit ActiveCampaign auf einen bestimmten Programmlink klickt, können wir ihm anschließend eine auf dieses Interesse zugeschnittene E-Mail senden.“

Wenn ein Mitglied beispielsweise auf einen Link zum Thema Jugendsport klickte, markierte ActiveCampaign dieses Mitglied automatisch als an Jugendprogrammen interessiert. Dieser Tag löste eine Folge-E-Mail aus, die sich ausschließlich auf den Jugendsport konzentrierte. Dadurch konnte der YMCA automatisch relevante Informationen bereitstellen und gleichzeitig vermeiden, dass der Posteingang des Mitglieds mit irrelevanten Inhalten überfüllt wird.

Spezifischer Anwendungsfall:

• Verhaltensbedingte Auslöser-E-Mails: Nachdem ein Mitglied auf einen Programm-Link geklickt hat (z. B. Jugendsport), wird seinem Profil ein Tag hinzugefügt, der ihn automatisch in eine neue E-Mail-Pflegesequenz mit dem Schwerpunkt auf diesem Interesse verschiebt. Dieser Workflow führte bei einer aktuellen Kampagne für ein Fitnessprogramm zu einer beeindruckenden Klickrate von 12,8 % und übertraf damit den Branchendurchschnitt von 2 % bei weitem.

3. KI-Tools für Markenkonsistenz und Effizienz

Eine der aufregendsten Funktionen, die das YMCA übernommen hat, war das KI-gestützte Brand Kit von ActiveCampaign. Angesichts der komplexen Markenstandards des YMCA (einschließlich mehrerer Logos, Farbpaletten, Schriftarten und Social-Media-Links) war die Aufrechterhaltung der Markenkonsistenz in der gesamten Kommunikation vor ActiveCampaign ein großes Problem. Mit dem Brand-Kit konnte Adam die Marken-Assets des YMCA schnell importieren und auf automatisierte Vorlagen anwenden, um sicherzustellen, dass jede E-Mail den Standards der Organisation entsprach.

„Unsere Markenstandards sind ziemlich komplex, unsere Palette umfasst etwa 12 verschiedene Farben“, sagte Adam. „Mit dem Brand Kit von ActiveCampaign war es ganz einfach, unsere Logos und unser Leitbild einzubinden, und ich muss mir nicht mehr bei jeder E-Mail Gedanken darüber machen, Schriftarten und Farben anzupassen.“

Diese Funktion war vor allem für weniger erfahrene Teammitglieder hilfreich, die zwar E-Mails versenden mussten, sich aber mit der Gestaltung von E-Mails nicht auskannten. Die KI-Vorlagen stellten sicher, dass auch Mitarbeiter außerhalb des Marketings markengerechte E-Mails versenden konnten, ohne dass Adam jede Nachricht persönlich gestalten musste.

Spezifischer Anwendungsfall:

• KI-Brand-Kit: Der YMCA nutzte das KI-Brand-Kit, um den Designprozess für verschiedene Arten von E-Mails zu automatisieren – ganz gleich, ob es sich um die Ankündigung eines neuen Programms oder um die Einladung zu einer Community-Veranstaltung handelte. Durch das Vorladen des Logos, der Schriftarten und der Farbschemata konnten die Teammitglieder einfach eine Vorlage auswählen und in wenigen Minuten eine professionelle E-Mail erstellen.

4. Verbesserte Zugänglichkeit des E-Mail-Designs

Vor ActiveCampaign war Adam allein für die Gestaltung aller E-Mails des YMCA verantwortlich, ein zeitaufwändiger Prozess, der oft zu Engpässen führte. Mit den KI-generierten E-Mail-Vorlagen von ActiveCampaign hat sich das geändert. Jetzt kann jeder im Team optisch ansprechende, markenbezogene E-Mails erstellen, auch ohne umfassende Designerfahrung.

„Bevor wir diese Markenvorlagen hatten, musste ich jede E-Mail selbst erstellen. Jetzt kann jeder in unserem Team eine E-Mail erstellen, die unseren Markenstandards entspricht“, sagte Adam.

Dadurch konnte Adam nicht nur Zeit sparen, sondern auch andere Teammitglieder in die Lage versetzen, zu den Marketingbemühungen des YMCA beizutragen, was eine häufigere und zeitnahe Kommunikation mit den Mitgliedern ermöglichte.

Spezifischer Anwendungsfall:

• KI-E-Mail-Vorlagen: Teammitglieder verschiedener Abteilungen verwenden jetzt vorgefertigte Vorlagen, um schnell Ankündigungen, Newsletter oder Erinnerungen zu versenden. Beispielsweise nutzte der Community-Outreach-Koordinator des YMCA diese Vorlagen, um für eine bevorstehende Familienveranstaltung zu werben, ohne die Unterstützung des Marketingteams zu benötigen.

Auswirkungen auf das Geschäft und messbare Ergebnisse

Die Implementierung von ActiveCampaign hatte erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe und das Engagement der Mitglieder des YMCA von Alexandria. Durch die Automation von Prozessen und die Personalisierung der Kommunikation konnten sie die Mitglieder effektiver einbinden und gleichzeitig die interne Effizienz verbessern.

Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:

• Eine Klickrate von 12,8 % für eine gezielte Fitnessprogrammkampagne im Vergleich zum Branchendurchschnitt von 2 %.
• 27 % durchschnittliches Kontaktwachstum im Jahresvergleich über alle Branchen hinweg.
• Erhebliche Zeitersparnis für das Marketingteam, das sich nun auf strategische Initiativen statt auf manuelle Prozesse konzentrieren kann.

„Wir sind nicht im Spam-Ordner der Leute gelandet, was immer großartig ist“, bemerkte Adam. „Und unsere Klickraten sind durch die Decke gegangen.“

Fazit

Für Organisationen wie das YMCA von Alexandria, die vielfältige Gemeinschaften mit weitreichenden Interessen betreuen, sind personalisierte Kommunikation und betriebliche Effizienz von entscheidender Bedeutung. Dank der robusten Suite aus Automations-, Segmentierungs- und KI-Tools von ActiveCampaign konnte das CVJM seine Strategie zur Mitgliederbindung umgestalten, seine internen Prozesse optimieren und letztendlich seine Community vergrößern.

Adam drückt es so aus: „E-Mail ist die beste Möglichkeit, mit Leuten zu kommunizieren, die tatsächlich mit Ihnen kommunizieren möchten. ActiveCampaign macht diese Kommunikation einfach, effektiv und personalisiert.“

Durch seine intelligente Automation und KI-gestützten Funktionen trägt ActiveCampaign nicht nur zum Erfolg des YMCA bei, sondern bietet auch anderen Organisationen einen Leitfaden für den Aufbau stärkerer und bedeutungsvollerer Verbindungen zu ihren Kunden. Wenn Sie sehen möchten, wie ActiveCampaign Ihnen durch leistungsstarke Automation beim Wachstum Ihres Unternehmens helfen kann, starten Sie noch heute eine 14-tägige kostenlose Testversion!